Telegram botu ile fiş toplama

Belge toplama neden en zor adım?

Ön muhasebeyi otomatikleştiren her sistemin ilk sorunu aynıdır: belgeler sisteme nasıl girecek? En iyi yapay zekâ bile, ulaşmadığı fişi okuyamaz. Sahada çalışan ekipler, şoförler, satış temsilcileri gün içinde onlarca harcama yapar ve fişler çoğu zaman cepte kalıp kaybolur.

Çalışanlardan yeni bir uygulama yüklemelerini, hesap açmalarını ve her seferinde o uygulamayı bulup açmalarını beklemek gerçekçi değildir. Benimsenme oranı düşük kalır. Çözüm, belge göndermeyi çalışanın zaten her gün kullandığı bir araca taşımaktır.

Neden Telegram?

Telegram, bu iş için teknik açıdan çok uygun bir platform. Bot API'si ücretsiz, iyi belgelenmiş ve uzun süredir kullanılıyor. Öne çıkan avantajları:

• Kurulum gerektirmez: Ekibin büyük kısmının telefonunda zaten yüklüdür; yüklü değilse dakikalar içinde kurulur.
• Fotoğraf ve belge gönderimi doğaldır: PDF faturalar ve çok sayfalı belgeler de gönderilebilir.
• Etkileşimli butonlar destekler: "Onayla", "Düzelt", "Kategori değiştir" gibi butonlar mesajın altında gösterilebilir.
• Grup kullanımı mümkündür: Bir ekip grubu oluşturulup bot gruba eklenebilir.

Akış adım adım nasıl işler?

Kullanıcı açısından süreç birkaç saniye sürer; arka planda ise birkaç adım çalışır:

• Eşleştirme: Kullanıcı bota ilk kez yazdığında, platformdaki hesabıyla tek seferlik bir kodla eşleştirilir.
• Gönderim: Kullanıcı fişin fotoğrafını çeker ve bota gönderir.
• Okuma: Görsel güvenli bir şekilde sunucuya alınır; yapay zekâ satıcı, tarih, KDV ve toplam tutarı okur.
• Taslak: Okunan bilgilerden bir kayıt taslağı oluşturulur ve önerilen kategoriyle birlikte kullanıcıya özet olarak gönderilir.
• Onay: Kullanıcı "Onayla" butonuna basar ya da yanlış alanı düzeltir.
• Kayıt: Onaylanan kayıt gelir-gider tablosuna işlenir ve fotoğraf belgeye eklenir.

Güvenlik ve yetki nasıl sağlanır?

Finansal belgeler hassas veridir; bot ne kadar kolay olursa olsun güvenlikten taviz verilmemelidir. Bot yalnızca eşleştirilmiş ve yetkili kullanıcılardan gelen mesajları işlemeli, tanımadığı kişilere hiçbir veri göstermemelidir.

Bot token'ı gizli bir anahtar gibi saklanmalı, kod deposunda yer almamalıdır. Gönderilen görseller ve okunan veriler işletmenin kendi sisteminde, erişimi sınırlı şekilde tutulmalıdır. Kişisel veriler söz konusu olduğunda KVKK kapsamındaki aydınlatma ve saklama yükümlülükleri de göz önünde bulundurulmalıdır.

Çalışan işten ayrıldığında eşleştirme tek tıkla iptal edilebilmeli; böylece bot üzerinden yeni belge gönderemez.

Hata durumları nasıl yönetilir?

Gerçek hayatta her fotoğraf mükemmel olmaz. İyi bir bot, hataları kullanıcıyı yormadan yönetir:

• Bulanık ya da karanlık fotoğrafta: "Fiş okunamadı, lütfen ışıklı bir yerde tekrar çekin" mesajı.
• Aynı fiş ikinci kez gönderildiğinde: Satıcı, tarih ve tutar eşleşmesiyle mükerrer uyarısı.
• Okunamayan tek bir alan varsa: Yalnızca o alanı soran kısa bir soru ("Toplam tutar nedir?").
• Fiş yerine başka bir görsel gönderildiğinde: Nazik bir uyarı ve ne gönderilmesi gerektiğine dair örnek.

Kurulum için teknik notlar

Teknik taraf karmaşık değildir ama birkaç karar baştan doğru verilmelidir. Bot, Telegram'ın BotFather aracıyla birkaç dakikada oluşturulur ve bir erişim anahtarı (token) alınır. Mesajları almak için iki yöntem vardır: sürekli sorgulama (polling) ve webhook. Canlı ortamda webhook tercih edilmelidir; Telegram her yeni mesajı doğrudan sunucunuza iletir.

• Webhook adresi HTTPS olmalı ve gizli bir yol ya da doğrulama anahtarı içermelidir.
• Görsel okuma birkaç saniye sürebileceği için mesajlar bir kuyruğa alınmalı; bot kullanıcıya hemen "Fişiniz alındı, okunuyor" yanıtı vermelidir.
• Görseller Telegram sunucularında kalıcı değildir; alınır alınmaz kendi depolama alanınıza kaydedilmelidir.
• Telegram'ın gönderim hız sınırlarına uyulmalı; toplu bildirimler zamana yayılmalıdır.
• Her işlem kayıt altına alınmalı: kim, ne zaman, hangi belgeyi gönderdi ve kim onayladı.

Ekiplere etkisi ne olur?

En büyük değişiklik alışkanlıkta olur. Fişi cebe koymak yerine fotoğrafını çekip göndermek birkaç saniye sürdüğü için, belgeler harcamanın yapıldığı gün sisteme girer. Kaybolan fiş sorunu büyük ölçüde ortadan kalkar.

Ofis tarafında ise ay sonu yığını yerini günlük küçük onaylara bırakır. Yönetici harcamaları gün gün görür, muhasebeci de belgeleri ay sonunu beklemeden alır.

Geliştirdiğim BiApp'teki Telegram entegrasyonu da tam olarak bu ihtiyaçtan doğdu: Sahadaki ekibin yeni bir uygulama öğrenmeden belge gönderebilmesi.

Sık sorulan sorular